La facture électronique ! Soyez prêt à digitaliser vos factures
e-invoicing et e-reporting
Le principe de la dématérialisation voulue par l’Etat consiste en :
- Une obligation pour les entreprises d’émettre leurs factures au format électronique (e-voicing)
- Et la transmission des données de facturation (e-reporting) dans les délais impartis
La généralisation de la facturation électronique aux entreprises assujetties à la TVA, associée à la transmission complémentaire d’informations à l’administration fiscale, poursuit quatre objectifs :
- simplifier la vie des entreprises et renforcer leur compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative,
- simplifier, à terme, leurs obligations déclaratives en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations.
- améliorer la détection de la fraude,
- améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.
Grâce à la facturation électronique, l’administration est en mesure de détecter plus facilement les fraudes à la TVA.
Afin de garantir son bon fonctionnement, le dispositif se déploiera progressivement entre 2024 et 2026. Le déploiement tiendra compte de la taille des entreprises, afin de permettre à chacune de s’approprier ces nouvelles obligations dans les meilleures conditions.
Les obligations de facturation électronique seront imposées :
Afin de donner aux entreprises le temps nécessaire pour la mise en œuvre de la facture électronique, la Direction Générale des Finances Publiques annonce le report de son entrée en vigueur prévue initialement en juillet 2024.
Une nouvelle date sera communiquée dans les semaines à venir.
Attention, la facture électronique ne doit pas être confondue avec la facture dématérialisée (sous format PDF par exemple) : une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré, ce qui lui permet d’être intégralement gérée de façon informatisée.
Quatre formats électroniques sont possibles :
- L’échange de factures aux formats structurés, répondants à la norme européenne EN16931 (formats UBL, UNCEFACT, CII, XML…), avec obligation pour les plateformes (publique ou privées) de produire un lisible
- L’échange de factures en format mixte, répondants à la norme européenne EN16931, associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran ; le standard franco-allemand Factur-X est le plus connu de ces formats mixtes. Il représente la facture originale et embarque un fichier de données structuré (XML)
- Des formats optionnels (format EDIFACT, par exemple), sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
- Des flux dématérialisés (via EDI, API…) ou une saisie en ligne sur la plateforme publique
Pour réussir la dématérialisation des factures, il est important de mettre en place certaines bonnes pratiques en entreprise. Tout d’abord, il convient de choisir une solution de dématérialisation adaptée aux besoins de son entreprise. Il existe de nombreux outils sur le marché, allant de la simple numérisation des factures à des solutions plus avancées intégrant des fonctionnalités d’OCR (reconnaissance optique de caractères) et de workflow automatisé.
Préparez-vous en 2023 : ce qu'il faut faire.
- Un audit de votre Système d'Information : Auditer vos processus et modules qui seront touchés par cette réforme et analysées la façon dont les factures sont traitées.
- Nettoyer votre base de données
- Mettez vos factures en conformité
- Mettez à jour votre solution de gestion
En résumé, la dématérialisation des processus de facturation permet de :
- Automatiser son traitement
- Eliminer les impressions papier et réduire les espaces physiques de stockage
- Diminuer le coût de traitement des factures
- Améliorer la traçabilité comptable
- Maîtriser les délais de paiement et la gestion de la trésorerie
Tout projet de “démat” doit faire l’objet d’une étude approfondie de vos process documentaires “métier” en lien avce votre solution ERP. En comprenant parfaitement votre façon de travailler et vos enjeux futurs, le groupe Prog'Info vous proposera LA SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION la plus adaptée à vos besoins et connectée avec votre ERP ou logiciel de Comptabilité. Nous intervenons sur les logiciels de gestion ERP Sage X3 et Divalto.
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