Lorsque votre entreprise envisage de changer son logiciel ERP (Enterprise Resource Planning), une réflexion approfondie est nécessaire pour garantir le succès de cette transition majeure. Un ERP est au cœur de nombreuses opérations et sa mise en place peut avoir un impact significatif sur l'efficacité, la productivité et la rentabilité de votre organisation.
Pour vous aider à prendre des décisions éclairées, examinons en détail les questions essentielles à se poser lors du changement d'un ERP.
1. Pourquoi voulons-nous changer notre ERP ?
Le premier point de départ est de clarifier les raisons qui motivent le changement de votre ERP actuel en examinant par exemple les lacunes et les problèmes rencontrés dans votre système existant :
- Est-ce que votre système actuel est devenu obsolète, incapable de répondre aux besoins actuels de l'entreprise ?
- Les erreurs ou les interruptions des opérations sont-elles devenues fréquentes ?
- Les changements dans les réglementations et les exigences légales nécessitent une mise à jour de mon système d’information pour garantir la conformité ?
L’identification claire des problèmes que vous cherchez à résoudre contribue au succès de votre projet ERP.
2. Quels sont nos objectifs spécifiques ?
Une fois que vous avez identifié les problèmes, définissez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre avec le nouveau système ERP. Cela pourrait inclure l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, la réduction des coûts, l'augmentation de la visibilité des données, ou même l'expansion dans de nouveaux marchés.
3. Quelles sont nos priorités ?
Toutes les entreprises ont des besoins spécifiques en matière d'ERP.
Il est important de définir vos priorités en matière de fonctionnalités. Par exemple, si vous êtes une entreprise de fabrication, la gestion de la production peut être essentielle.
Si vous êtes dans le secteur de la santé, les exigences réglementaires en matière par exemple de qualité et traçabilité doivent être couvertes par le logiciel ERP. Identifiez les fonctionnalités critiques dont vous avez besoin et décrivez-les de manière à partager ces priorités avec vos partenaires informatiques.
4. Quel est notre budget ?
Le budget est un facteur déterminant dans le choix d'un logiciel ERP. Déterminez l’investissement que vous pouvez consacrer à ce projet stratégique, en ayant une approche globale :
- les coûts de mise en œuvre « externes » intégrant la formation des employés,
- les coûts internes ciomprenant le temps que les équipes vont passer sur ce projet
- les coûts de maintenance à long terme, et d'éventuelles mises à jour.
Un budget réaliste est essentiel pour éviter les dépassements de coûts.
5. Comment se déroulera la transition ?
La planification de la transition est une étape majeure du processus. Élaborez un plan détaillé de mise en place du nouveau système en identifiant les étapes clés, les rôles et les responsabilités de l'équipe de projet.
Assurez-vous de minimiser les interruptions potentielles des opérations pendant la transition.
6. Quel est le périmètre fonctionnel du projet ?
Déterminez si la nouvelle solution ERP couvrira l'ensemble des services de l'entreprise ou seulement certains départements ou processus. La portée du projet affectera la manière dont les utilisateurs vont interagir avec le nouveau système et influencera les flux de données et les intégrations.
7. Comment s'intégrera-t-il avec nos autres systèmes ?
Un logiciel ERP ne fonctionne généralement pas de manière isolée. Réfléchissez à la manière dont le nouveau système s'intégrera avec les autres logiciels et systèmes que vous utilisez déjà. Les intégrations sont essentielles pour garantir un flux de données fluide.
8. Quelle est la durée de vie prévue du nouveau système ?
Anticipez la durée de vie du nouveau logiciel ERP.
- À quelle fréquence prévoyez-vous de mettre à jour ou de remplacer le système à l'avenir ?
- Le nouveau système doit être conçu pour évoluer avec les besoins futurs de l'entreprise.
9. Quels sont les fournisseurs potentiels de solutions ERP ?
Explorez les options sur le marché en terme de fournisseurs et de solutions logicielles ERP. Examinez la réputation, la fiabilité, et le support offert par ces fournisseurs. La sélection du bon partenaire est essentielle pour le succès du projet.
Le groupe Prog’Info vous accompagne dans la mise en œuvre des logiciels ERP Sage X3 ou Divalto Infinity.
10. Comment le nouveau système ERP affectera-t-il les utilisateurs ?
La transition vers un nouveau système peut être un défi pour les employés.
- Planifiez la formation et l'adaptation des employés au nouveau système.
- Mettez en place des mécanismes pour recueillir et gérer les commentaires des utilisateurs pendant la transition.
11. Quelle est la stratégie de sauvegarde et de reprise ?
Envisagez la sauvegarde des données pour éviter la perte d'informations essentielles. Développez également une stratégie de reprise pour faire face à des problèmes majeurs ou à des échecs potentiels du projet.
12. Comment mesurerons-nous le succès du changement d'ERP ?
Définissez des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer l'efficacité du nouveau système. Cela permettra de déterminer si les objectifs du projet sont atteints et si des ajustements sont nécessaires.
En abordant ces questions, vous serez mieux préparés pour entreprendre le processus de sélection et de mise en œuvre d'un nouveau logiciel ERP. Une transition réussie peut améliorer considérablement l'efficacité et la compétitivité de votre entreprise, tout en favorisant la croissance à long terme. N'oubliez pas que le changement d'un ERP est un investissement important et qu'une planification minutieuse est la clé du succès.
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