Mettre en place la facturation électronique avec l'ERP Divalto Infinity
Afin de donner aux entreprises le temps nécessaire pour la mise en œuvre de la facture électronique, la Direction Générale des Finances Publiques annonce le report de son entrée en vigueur prévue initialement en juillet 2024.
Une nouvelle date sera communiquée dans les semaines à venir.
Une facture est considérée comme « électronique » lorsque l’intégralité du processus de facturation est électronique. Par exemple, une facture papier qui a été numérisée n’est pas considérée comme une e-facture.
Pour être considérée comme "électronique", une facture doit conserver une piste d'audit fiable (PAF). divalto infinity garantit cette réglementation et effectue des contrôles.
Pour recevoir une facture électronique et la traiter chaque société quelque soit sa taille devra à compter de janvier 2024 faire le choix d’une Plateforme Dematérialisation.
Il existe plusieurs méthodes d'envoie et de réception des factures électroniques.
PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un prestataire de services privé certifiés par le gouvernement qui sera en capacité d'envoyer, de transmettre et de recevoir des factures électroniques. Ces plateformes joueront donc un rôle d'intermédiaire entre fournisseurs et clients. Cette certification leur permet d'émettre et de recevoir des factures électroniques directement auprès du prestataire de services de la contrepartie, sans passer par le PPF.
Portail Public de Facturation (PPF)
Le Portail Public de Facturation est la nouvelle plate-forme de facturation électronique B2B en France. Le PPF sera directement connecté avec la plateforme gouvernementale actuelle pour la facturation électronique (anicennement Chorus Pro)
Opérateurs de Dématérialisation (OD)
Les Opérateurs de Dématérialisation sont tous les prestataires de services qui existent dans le marché mais qui n'ont pas été certifiés par le gouvernement. Dans l'ensemble, ils fournissent des fonctions similaires à celles des plateformes de dématérialisation partenaires. Cependant, la principale différence est qu'ils ne peuvent pas émettre ou recevoir des factures directement sans utiliser le PPF comme intermédiaire dans le flux de la facture électronique.
Passer en toute sécrurité à la facturation électronique dans votre entreprise.
- Avec l'ERP divalto infinity version 10.7 , vous pouvez créer systématiquement des factures au format PDF avec des fichiers de métadonnées (XML). Pour l’émission des pièces, divalto infinity génère des documents au format PDF et les flux des métadonnées afférentes. Ces éléments sont transmis automatiquement à une plateforme de traitement numérique : – comme notre partenaire DPII (Docoon) – pour sécurisation, horodatage et signature électronique. Cette dernière assure l’authenticité de l’ensemble de vos pièces. Les documents sont retournés à l’ERP et sont archivés sur votre plateforme de GED ou sur votre coffre-fort documentaire sécurisé. Le client est informé de la mise à disposition de sa facture sur un espace sécurisé.
- Si la société n'utilise pas de PDP partenaire de Divalto, il faudra prévoir un passage par un webservice pour connecter Divalto vers un autre PDP.
- Pour les clients utilisant la plateforme publique de dématérialisation : (anciennement Chorus Pro), il est possible d’automatiser la liaison pour des volumes de factures importants.
Un paramétrage permet de faire le lien entre le SIRET du destinataire et son identifiant Chorus Pro, et transfère la facture vers Chorus Pro.
Comment se préparer à la facture électronique
1. Faites un audit du circuit de facturation
L’automatisation de l’intégration des factures et les nouvelles obligations de conformité imposent de repenser les procédures liés à la facturation.
Passez en revue tous les processus et modules qui sont touchés par les changements et analysez la façon dont les factures sont traitées.
Faire monter en dernière version les solutions de gestion impactées par la facture électronique est indispensable. C’est la condition pour être prêt à accueillir sans bug.
Les dernières fonctionnalités fournies par les éditeurs répondre aux exigences gouvernementales
2. Nettoyez votre base de données :
Mettez à jour votre fichier clients et votre fichier fournisseurs. Les plateformes de dématérialisation identifient les entreprises impliquées dans chaque transaction par leur numéro SIRET. Pour pouvoir facturer, vous devez disposer d'un fichier qui associe un numéro SIRET au nom de chaque entité concernée. Si vous ne disposez pas d'un SIRET correct ou si le SIRET est erroné, votre facture sera bloquée.
3. Mettez vos factures en conformité
- Le numéro de la facture
- La date de la vente ou de la prestation de service
- L’identité du vendeur ou du prestataire de services
- L’identité de l’acheteur ou du client
- Le numéro du bon de commande
- Le numéro d’identification à la TVA
- La désignation et le décompte des produits et services rendus
- Le prix catalogue
- Le taux de TVA légalement applicable
- L’éventuelle réduction de prix
- La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
- L’adresse de facturation
- Les informations sur le paiement
- L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens
Lorsque l’obligation d’émettre des factures électroniques s’appliquera à votre entreprise, elles seront bloquées si elles ne respectent pas la réglementation.
Pour mettre à jour votre modèle de facture, consultez les mentions obligatoires sur : www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires
4. Choisir sa plateforme de dématérialisation
Publique et privées, les plateformes de dématérialisation vont devenir les interfaces indispensables à la transmission des factures vers les clients et à la réception des factures adressées par les fournisseurs.
Vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.